Les telejuntes i el coronavirus

El coronavirus representarà un punt d’inflexió en la digitalització de les empreses. Moltes companyies van adoptar, des del començament d’aquesta crisi sanitària i financera, juntes generals virtuals com a mesura de prevenció davant possibles contagis, seguint la flexibilització de la regulació mercantil aprovada pel Reial decret llei 8/2020, de 17 de març, de mesures urgents extraordinàries per a fer front a l’impacte econòmic i social del COVID-19.

La incidència del COVID-19 no és tan sols un aspecte sanitari. Més enllà d’aquesta primera línia, la seva presència resultarà determinant en l’economia perquè afectarà de manera molt directa les empreses. Entre altres mesures, s’han hagut de constituir comitès de crisi, buscar solucions telemàtiques i, fins i tot, retardar obligacions legals per a fer front a un problema sobrevingut en el qual, més enllà de la necessitat i el convenciment que cal posar fi a la malaltia, es torna a posar de manifest la controvèrsia entre l’economia financera i la real.

El Govern va decretar l’estat d’alarma nacional mitjançant el Reial decret 463/2020, de 14 de març, pel qual es declara l’estat d’alarma per a la gestió de la situació de crisi sanitària ocasionada pel COVID-19 (posteriorment va publicar, tres dies més tard, el Reial decret 465/2020, de 17 de març, pel qual es modificaven alguns aspectes del Reial decret 463/2020). En aquest Reial decret es fixen una sèrie de restriccions molt severes sobre la mobilitat de les persones, però les obligacions comptables de l’empresa no s’han aturat, segueixen el seu curs tot i la crisi del coronavirus i de la «reclusió domiciliària» a la qual puguem estar sotmesos com a mesura de contenció.

Els terminis que marca la regulació vigent en relació amb la formulació, aprovació i dipòsit dels comptes anuals són clars. Les societats l’exercici econòmic de les quals coincideixi amb l’any natural hauran de complir el calendari següent:

• Formulació dels comptes anuals: fins al 31 de març.

• Legalització dels llibres oficials de comptabilitat: fins al 30 d’abril.

• Aprovació dels comptes anuals: fins al 30 de juny.

• Dipòsit dels comptes anuals: 1 mes des de l’aprovació dels comptes anuals.

• Declaració de l’impost de societats: de l’1 al 25 de juliol.

Ara bé, amb la declaració de l’estat d’alarma la cosa canvia. No ens estranyem si en aquest període, com a accionistes d’una gran empresa, rebem una convocatòria o notificació en què ens indiquin l’ús de mitjans telemàtics d’assistència a la junta o aquesta se celebri mitjançant votació per escrit i sense sessió. Així ho indica el Reial decret llei 8/2020, de 17 de març, de mesures urgents extraordinàries per a fer front a l’impacte econòmic i social del COVID-19.

Mesures de flexibilització

Encara que els estatuts no ho haguessin previst, durant el període d’alarma, les sessions i/o els acords dels òrgans de govern i d’administració de les associacions, de les societats civils i mercantils, del consell rector de les societats cooperatives, del patronat de les fundacions, així com de les comissions delegades i de les altres comissions obligatòries o voluntàries que tingués constituïdes podran:

— Celebrar-se per videoconferència que asseguri l’autenticitat i la connexió bilateral o plurilateral en temps real amb imatge i so dels assistents en remot. La sessió s’entendrà celebrada al domicili de la persona jurídica.

— Adoptar-se mitjançant votació per escrit i sense sessió sempre que ho decideixi el president i ho sol·licitin, almenys, dos dels membres de l’òrgan. La sessió s’entendrà celebrada al domicili social. Es podrà aplicar a tots aquests acords el que estableix l’article 100 del Reial decret 1784/1996, de 19 de juliol, pel qual s’aprova el Reglament del Registre Mercantil, encara que no es tracti de societats mercantils.

Formulació

El termini de tres mesos comptadors des del tancament de l’exercici social perquè l’òrgan de govern o administració d’una persona jurídica obligada formuli els comptes anuals, ordinaris o abreujats, individuals o consolidats i, si fos legalment exigible, l’informe de gestió, i per a formular els altres documents que siguin obligatoris legalment per la legislació de societats, queda suspès fins que acabi l’estat d’alarma, i es reprendrà de nou durant tres mesos comptadors des d’aquesta data.

En el cas que, el dia que es va declarar l’estat d’alarma, l’òrgan de govern o administració d’una persona jurídica obligada ja hagués formulat els comptes de l’exercici anterior, el termini per a la seva verificació comptable, si l’auditoria fos obligatòria, s’entendrà prorrogat durant dos mesos comptadors des del final de l’estat d’alarma.

Aprovació

Per aprovar els comptes de l’exercici anterior, la junta general ordinària es reunirà necessàriament dins dels tres mesos següents comptadors des que va acabar el termini per a formular els comptes anuals.

Si la convocatòria de la junta general s’hagués publicat abans de la declaració de l’estat d’alarma, però el dia de celebració fos posterior a aquesta declaració, l’òrgan d’administració podrà modificar el lloc i l’hora previstos per a la celebració de la junta o revocar l’acord de convocatòria mitjançant un anunci publicat amb una antelació mínima de quaranta-vuit hores a la pàgina webde la societat i, si la societat no tingués pàgina web, al Butlletí Oficial de l’Estat. En cas de revocació de l’acord de convocatòria, l’òrgan d’administració haurà de procedir a una nova convocatòria dins del mes següent al dia en què hagués acabat l’estat d’alarma.

Notari

El notari que fos requerit perquè assisteixi a una junta general de socis i estengui acta de la reunió podrà fer servir mitjans de comunicació a distància en temps real que garanteixin adequadament el compliment de la funció notarial.

Societats anònimes cotitzades

Excepcionalment, durant l’any 2020 s’aplicaran les mesures següents a les societats amb valors admesos a negociació en un mercat regulat de la Unió Europea:

— La junta general ordinària d’accionistes es podrà celebrar dins dels deu primers mesos de l’exercici social.

— El consell d’administració podrà preveure en la convocatòria de la junta general l’assistència per mitjans telemàtics i el vot a distància en els termes previstos en els articles 182, 189 i 521 de la Llei de societats de capital, text refós aprovat pel Reial decret legislatiu 1/2010, de 2 de juliol, així com la celebració de la junta en qualsevol lloc del territori nacional, encara que aquests extrems no estiguin previstos en els estatuts socials. Si la convocatòria ja s’hagués publicat, es podrà preveure qualsevol d’aquests supòsits en un anunci complementari que s’haurà de publicar almenys cinc dies naturals abans de la data prevista per a la celebració de la Junta.

— En el cas que les mesures imposades per les autoritats impedissin celebrar la junta general al lloc i la seu física establerts en la convocatòria i no es pogués fer ús de la facultat indicada:

• Si la junta s’hagués constituït vàlidament en aquest lloc i seu, aquesta podrà acordar continuar-ne la celebració el mateix dia en un altre lloc i seu dins de la mateixa província, establint un termini raonable per al trasllat dels assistents.

• Si la junta no pogués tenir lloc, la celebració en una convocatòria ulterior es podrà anunciar amb el mateix ordre del dia i els mateixos requisits de publicitat que la junta no feta, amb almenys cinc dies d’antelació al dia fixat per a la reunió.

— En aquest cas, l’òrgan d’administració podrà acordar en l’anunci complementari la celebració de la junta per via exclusivament telemàtica; és a dir, sense assistència física dels socis o dels seus representants, sempre que s’ofereixi la possibilitat de participar en la reunió per totes i cadascuna d’aquestes vies:

• Assistència telemàtica.

• Representació conferida al president de la junta per mitjans de comunicació a distància.

• Vot anticipat a través de mitjans de comunicació a distància.

Qualsevol d’aquestes modalitats de participació a la junta podrà ser arbitrada pels administradors encara que no ho prevegin els estatuts de la societat, sempre que s’acompanyi de garanties raonables per a assegurar la identitat del subjecte que exerceix el dret de vot. Els administradors podran assistir a la reunió, que es considerarà celebrada al domicili social amb independència d’on es trobi el president de la junta, per audioconferència o videoconferència.

Excepcionalment, i a l’efecte del que s’ha indicat més amunt, seran vàlids els acords del consell d’administració i els acords de la Comissió d’Auditoria que, si és el cas, hagi d’informar prèviament, quan siguin adoptats per videoconferència o per conferència telefònica múltiple, encara que aquesta possibilitat no estigui prevista en els estatuts socials, sempre que tots els consellers disposin dels mitjans necessaris per a fer-ho i el secretari reconegui la seva identitat, cosa que caldrà expressar en l’acta i en la certificació dels acords que s’expedeixi. En aquest cas, la sessió es considerarà única i celebrada al lloc del domicili social.