L’obligació diària de registrar la jornada laboral dels treballadors

El 8 de març passat es va aprovar el Reial decret llei 8/2019 de mesures urgents de protecció social i lluita contra la precarietat laboral. Aquest decret regula l’apartat 9 de l’article 34 de l’Estatut dels Treballadors, que comunica que des del 12 de maig de 2019 passat entra en vigor l’obligatorietat per a totes les empreses de registrar diàriament la jornada dels seus treballadors, independentment del tipus de contracte i del volum de l’empresa. Aquesta mesura ha generat molts dubtes entre les empreses per la tendència cada vegada més estesa del teletreball, la conciliació o la mobilitat enfront del compliment tradicional de l’horari laboral al lloc de treball. Les sancions pel no compliment de la nova normativa s’han qualificat com a greus, fet que pot donar lloc a multes de cost elevat.

Des del dia 12 de maig de 2019 totes les empreses estan obligades a registrar diàriament la jornada dels seus treballadors. És el que regula l'apartat 9 de l’article 34 de l’Estatut dels Treballadors, introduït pel Reial Decret llei 8/2019, de 8 de març, de mesures urgents de protecció social i de lluita contra la precarietat laboral en la jornada de treball.

La regulació estableix que el registre «haurà d’incloure l’horari concret de començament i final de la jornada de treball de cada persona treballadora, sense perjudici de la flexibilitat horària». Això suposa que el registre és doble: de l’horari (hora d’entrada i sortida) i de jornada (nombre d’hores).

L’endemà de la seva entrada en vigor, el Ministeri de Treball va publicar la Guia de Registre de Jornada per intentar resoldre els dubtes que s’havien suscitat entre les empreses, i posteriorment s’ha donat a conèixer el Criteri 101/2019 sobre actuació de la Inspecció de Treball i Seguretat Social en matèria de registre de jornada.

Com a confirmació, la STJUE de 14-5-2019 va declarar que el descans, diari i setmanal, tan sols es pot garantir si s’implanta en l’empresa un registre de jornada diària. Per això, es considera obligatòria la implantació d’un sistema (objectiu, fiable i accessible) que permeti computar la jornada laboral diària realitzada.

Altres registres de jornada que ja es feien

Recordem que aquesta obligació de registre de jornada ja existia per al contracte a temps parcial (article 12.4.c ET) i per al control de les hores extraordinàries (article 35.5 ET).

Per a les jornades especials, cal tenir en compte la disposició addicional 3a del Reial Decret 1561/1995, que també regula els casos de treballadors mòbils (article 10 bis), dels treballadors de la marina mercant (article 18 bis) i dels treballadors transfronterers del transport ferroviari (disposició addicional 7a), amb la qual cosa es pretén no només conèixer les hores de treball, sinó també els temps de descans.

En el cas dels treballadors desplaçats transnacionalment, el Criteri remet a l’article 6 de la Llei 45/1999, sobre el desplaçament de treballadors en el marc d’una prestació de serveis transnacional.

Quines empreses afecta? Quins treballadors han de registrar la jornada?

Afecta totes les empreses, independent del sector o del nombre de treballadors que tingui. Es preveu que el Ministeri de Treball establirà especialitats per a determinats sectors, treballs i categories professionals que ho requereixin per les seves peculiaritats (article 34.7 ET).

L’obligació de registre de jornada és aplicable a tots els treballadors, siguin quin siguin el grup professional a què pertanyin o les tasques, les funcions, les especialitats professionals o les responsabilitats que tinguin assignades; sempre que estiguin inclosos en l’àmbit d’aplicació de l’article 1 ET, és a dir, l’obligació empresarial s’ha de complir amb tots els treballadors dependents i per compte d’altri vinculats per una relació laboral comuna.

En queden exclosos els socis de cooperatives o de les societats laborals, encara que els seus treballadors sí que hi estan obligats, i les relacions mercantils, com els col·laboradors familiars dels treballadors autònoms o els administrats de societats mercantils. I finalment, tampoc estan obligats a registrar la jornada els funcionaris públics.

Pel que fa als treballadors autònoms, tampoc no han de registrar la jornada, però sí la dels seus treballadors contractats.

Quant a les relacions laborals especials, cal tenir en compte el que es preveu en la normativa específica sobre jornada i en les regles de supletorietat. En algunes relacions especials hi ha una remissió supletòria a l’ET i altres normes laborals d’aplicació general «llevat que siguin incompatibles amb la naturalesa i les característiques especials»; així ocorre, per exemple, amb advocats, esportistes professionals, servei de la llar familiar o artistes en espectacles públics.

Tanmateix, en el cas del personal d’alta direcció, la legislació laboral comuna, inclòs l’Estatut dels Treballadors, només s’aplica quan hi hagi una remissió expressa del decret regulador de la relació especial, cosa que no passa en matèria de jornada; o que es faci constar específicament en el contracte, fet que tampoc no sembla que hagi d’ocórrer. Per tant, en el cas del personal d’alta direcció, l’obligació de registre queda completament excepcionada.

Casos particulars

El registre diari de jornada per a treballadors tradicionals, que sempre presten els serveis al mateix centre de treball, amb una jornada regular i un horari fix i rígid, no presenta dificultats especials per a implantar-se. En canvi, quan no es dona algun d’aquests requisits es poden plantejar alguns problemes. Vegem-ne alguns casos.

a) Treballadors amb pacte de lliure disponibilitat del temps de treball

El personal de comandament intermedi, els càrrecs de confiança, etc., atesa la seva responsabilitat en l’empresa, pot ser que tinguin acordat un pacte de plena disponibilitat horària. Sempre que no siguin personal d’alta direcció, també estan sotmesos al registre diari de jornada. Tret que s’acrediti abús de dret, cal entendre que la retribució més alta que percep aquest col·lectiu de treballadors compensa de manera proporcionada la major exigència de temps de treball. Per això, si s’acredita aquest règim pactat de disponibilitat horària, faria que es quedessin al marge del registre de treball, però aquests casos caldrà analitzar-los d’un en un.

b) Treballadors amb flexibilitat horària i distribució irregular de la jornada

Raons de conciliació de la vida laboral i familiar o necessitats organitzatives de l’empresa requereixen que alguns treballadors gaudeixin d’una flexibilitat horària o que a l’empresa li interessi una distribució irregular de la jornada. Segons els casos, la jornada no es comença o s’acaba a la mateixa hora cada dia, o no es treballen les mateixes hores cada dia de la setmana. Tot això no és obstacle perquè també en aquests casos sigui obligatori el registre diari de jornada. Registre en el qual caldrà ponderar i globalitzar, singularment, a l’efecte de controlar i comptabilitzar el temps de treball efectiu en períodes temporals superiors al dia, sempre que quedi acreditat que no se superen els límits de jornada màxima que derivin de la llei o del conveni col·lectiu.

En el cas singular de la distribució irregular de la jornada estàtica o prevista, és aconsellable que consti clarament en el calendari laboral a disposició tant dels treballadors com de la Inspecció de Treball, en cas d’una eventual visita per a controlar el registre diari de jornada.

c) Treballadors que presten els seus serveis a distància o des de casa

El teletreball tampoc no impedeix la gestió d’un registre de la jornada. Aquí la qüestió és determinar el sistema del registre. En aquests casos, segurament el millor sistema de registre és un de telemàtic, segons el qual el treballador fitxi mitjançant la connexió a un ordinador, tauleta o telèfon, etc. També pot ser que l’empresa doni per bona la signatura dels treballadors en fulls o instruments semblants d’autogestió del temps de treball del treballador a distància; sense perjudici que l’empresa pugui controlar la veracitat d’aquest document elaborat pel treballador.

d) Treballadors desplaçats fora del centre habitual de treball

Aquests treballadors normalment inverteixen un temps a desplaçar-se i pot ser que pernoctin en un lloc diferent del domicili habitual. Aquí únicament cal registrar el temps de treball efectiu. Els temps de desplaçament i els períodes que passen fora del domicili no computen, sense perjudici que puguin ser compensats mitjançant dietes. A l’efecte de registre, en aquests casos cal distingir clarament els temps de treball efectiu d’aquells que no ho són (desplaçaments, pernoctació fora del domicili, etc.); amb aquesta finalitat, pot ser un mitjà adequat la declaració documentada dels treballadors, sense perjudici de la capacitat de control empresarial per a verificar la realitat del que manifestin els treballadors.

Cal fer el registre de totes les pauses que es produeixin durant la jornada?

Durant la jornada laboral es poden produir diverses pauses, unes d'obligatòries, previstes legalment o convencionalment, com pot ser el descans per a esmorzar, i altres de voluntàries, sense cap regulació legal o convencional habitual, com ara les pauses per a fumar, per a anar al bany, etc.

Per a eludir la presumpció que tot el temps que hi hagi entre el començament i el final de la jornada és temps de treball efectiu, és aconsellable que es porti un registre d’aquests temps. Aquí ha de ser rellevant el paper de la negociació col·lectiva, mitjançant els convenis col·lectius o els acords d’empresa, per a delimitar clarament si aquests temps formen part o no de la jornada.

Com cal organitzar i documentar el registre?

La norma estableix l’obligació empresarial de portar un registre diari de jornada, però no concreta com s’ha de dur a terme. Les diferències en l’organització, en la manera d’exercir el treball, etc., no permeten fixar un règim uniforme, sinó que es deixa a l’àmbit concret d’aplicació la manera d’organitzar i documentar el sistema de registre.

En principi, la negociació col·lectiva o l’acord d’empresa seran els instruments encarregats d’implementar el sistema de registre de la jornada. Com que el sistema de registre s’aplicarà en les empreses o centres de treball, el més convenient és que, per la proximitat i el coneixement de les circumstàncies concretes, siguin bé els convenis col·lectius d’empresa o bé els acords d’empresa els qui instaurin el sistema de registre. També és competència de la Inspecció comprovar que el sistema de registre de jornada implementat ha estat precedit d’un procés de negociació o de consulta amb els representants dels treballadors (es podrà verificar, per exemple, mitjançant les actes de les reunions).

Si no es porta a terme, la decisió correspon a l’empresari, després de consultar els representants legals dels treballadors. Es tracta d’una decisió empresarial, amb consulta prèvia, que no requereix acord, amb els representants dels treballadors. Per tant, feta la consulta, amb acord o sense, l’empresari ha d’instaurar el sistema de registre de la jornada.

La norma tampoc no dona cap indicació sobre la forma de documentació del registre. El sistema ha de ser objectiu, fiable i accessible, que permeti computar la jornada laboral diària que faci cada treballador (STJUE 14-5-19, C-55/18).

En principi, és vàlid qualsevol sistema: manual (full de registre), telemàtic (ordinador o telèfon) o biomètric (empremta dactilar o reconeixement facial) que proporcioni informació fiable, immodificable i no manipulable tant per l’empresari com pel treballador, sobre els moments de començament i de final de la jornada de cada treballador, així com de les pauses durant aquesta. El mitjà utilitzat ha de garantir el rastreig fidedigne i invariable de la jornada diària un cop registrada.

No obstant això, cal tenir molt en compte que els mitjans utilitzats per al control de la jornada no suposin una intromissió en la intimitat i vida personal dels empleats i respectin les regles de protecció de dades (per exemple, en mitjans com ara videovigilància, geolocalització, empremta dactilar o reconeixement facial). És important que el sistema que s’implanti compleixi la seva finalitat, que és el control de l’assistència, sense oblidar el principi de proporcionalitat i minimització de dades; és a dir, que la dada només sigui objecte de tractament per al compliment de la finalitat perseguida.

Tampoc no podem oblidar que el sistema que s’estableixi no vagi contra la desconnexió digital, el dret dels treballadors a la intimitat en relació amb l’entorn digital (article 20 bis ET).

No s’acceptaran l’acreditació del registre de jornada mitjançant la presentació de calendaris laborals o quadrants d’horaris per a períodes determinats, ja que s’han fet prèviament sota criteris de previsió, però no reflecteixen les hores realitzades efectivament cada dia, que ens indicarà què entra dins de jornada i què excedeix.

Qui controla la jornada dels treballadors que fan treballs per a una altra empresa? Casos d’ETT i subcontractes

En contractes i subcontractes (article 42 ET), l’obligació de registrar recau sobre el contractista o subcontractista, que és el titular de la relació laboral, no sobre l’empresa principal. En canvi, quan els treballadors de la contractista prestin activitat en l’empresa principal, les dues empreses podran acordar servir-se dels sistemes de registre diari de jornada que es facin servir en la principal per als seus treballadors En tot cas, és obligació del contractista conservar i mantenir la documentació dels registres diaris realitzats.

En el cas de les empreses de treball temporal, com que corresponen a l’empresa usuària les facultats de direcció i control de l’activitat laboral dels treballadors que es posen a disposició seva durant el temps en què aquests prestin serveis en el seu àmbit (article 15.1 Llei 14/1994), l’empresa usuària és l’obligada al compliment del deure de registre diari de la jornada, inclosa l’obligació de conservar els registres. Ara bé, com que correspon a l’ETT el compliment de les obligacions salarials i de Seguretat Social en relació amb els treballadors contractats (article 12.1 Llei 14/1994), les dues empreses, ETT i usuària, han d’establir els procediments d’aportació dels registres per al compliment de les seves obligacions.

Quant de temps cal conservar el registre?

L’empresa està obligada a conservar els registres durant 4 anys, temps en el qual els representants dels treballadors, delegats de personal i Inspecció de Treball podran sol·licitar-ne la consulta. L’obligació de l’empresa és de portar-ne el registre, no d’informar mensualment el treballador; obligació que sí que existeix per al registre de les jornades parcials, en què cal lliurar, al costat del full de salari, el resum mensual de les hores complementàries fetes, segons estableix l’article 12.4.c ET. I el mateix per a les hores extraordinàries, d’acord amb l’article 35.5 ET. El registre s’ha de situar físicament i conservar sempre al centre de treball i no en altres llocs com ara gestories o oficines centrals.

És important destacar que no cal portar registres diferents per als contractes a temps parcial o a temps complet, i dels qui facin hores extraordinàries i dels que no, serveix el mateix registre. El fet que l’hora extraordinària es compensi amb temps lliure o es remuneri no eximeix perquè es registrin.

Quina informació ha d’estar disponible per a la Inspecció de Treball?

En principi, la Inspecció hauria de sol·licitar els informes de registre on consta l’hora d’entrada i de sortida i si s’han fet hores complementàries o extraordinàries.

No es tracta només de registrar la jornada, sinó també de demostrar que s’han pagat les possibles hores de més que s’hagin efectuat; és a dir, han de constar en la nòmina del mes respectiu.

Inspecció de Treball ha avançat la seva intenció de no quedar-se amb el simple control de la jornada, entraran a valorar altres elements configuratius interns que puguin aclarir el còmput de les hores, com poden ser els contractes de treball, acords, calendaris, etc.

En el cas que l’empresa acrediti amb les actes corresponents el fet de trobar-se en negociacions amb el Comitè d’Empresa per a la implantació del control, la Inspecció donarà un temps prudencial per a arribar a aquest acord, fet que destaca de nou l’interès primordial que els sistemes de registre de la jornada estiguin garantits per negociació col·lectiva.

Quina infracció s’aplicarà a la falta de control de la jornada?

L’incompliment de l’obligatorietat del registre de la jornada es considera infracció greu amb una multa que oscil·la entre 626 i 6.250 euros, en funció de la gravetat dels fets (article 7 LISOS).

Després d’aquesta infracció ens en podem trobar d’altres que poden aflorar si l’Inspector de Treball sol·licita la documentació sobre el control del registre de la jornada, i és que apareguin contractes a temps parcial amb jornades de contractes a temps complet, fet que comportaria haver de pagar la diferència de cotització pels períodes anteriors no cotitzats, o que s’acreditin hores extraordinàries no remunerades ni cotitzades.